在会展企业与参展商和参会者的前期沟通中，电话销售是主要手段，但是盲目的电话营销往往会耗费大量的人力和物力，把邮件作为展会活动的沟通渠道，结合传统电话营销或上门推广等沟通方式，可以方便参展商和参会者从多渠道，更方便地与会展企业取得联系，获取更多详细信息，从而提高了沟通效率。且一次会展活动的成功举办,一般都要经历会前调研、邀请函发送、会议提醒、会后反馈等多个环节，往往需要消耗大量的人力及物力，而会展企业利用具有低成本、高效率特点的邮件营销作为沟通媒介，通过会议通知、会议提醒等自动触发式邮件的应用，可以节约资源，降低成本。

 

在互联网时代，邮件营销作为低成本、高效率的营销工具，它的应用不仅限于电子商务行业，同样已经运用到了会展行业，作为参展商和参会者沟通合作的重要平台，WPOA特约讲师Edward认为会展企业利用邮件营销对品牌及展会活动进行营销推广，一般来说，大型规模的展会通常汇集了数以万计的会员。那么如何使广大会员能够第一时间了解展会信息呢？邮件就是很好的工具，一方面邮件具有信息负载量大的特点，能够尽可能传递详细的展会信息；另一方面，由于邮件覆盖率高、时效性强，信息可以快速地传递到所有用户，也减少了电话人工通知可能造成的遗漏。

 

在通过电话营销很难全面对展会项目的具体细节进行沟通的情况下，邮件营销还能对电话营销起到进一步的补充作用，提升营销效果。一方面，会展企业通过邮件向用户发送展会活动的宣传资料及详细信息，使用户了解更多会展信息，刺激用户主动前来联系洽谈，增加销售机会;另一方面，通过后期的邮件营销监控，会展企业市场那个营销人员可以优先联系已经打开或者点击邮件的用户，由于这些用户对展会活动有一定兴趣且先期已经对活动进行了大致了解，所以后续电话营销的效果将可能会得到更大提升。除此之外，在一次展会活动结束后，通过收集已参展用户的邮件地址信息，可以方便会展企业在之后的展会活动中，开展二次营销及多次营销，增加二次营销的可能性。会展企业获取用户信息的过程中，要非常注意的是，首先要确定会员制或者用户通过邮件可以体验到的框架内容,即用户可以通过会展企业发送的邮件获得哪些信息和服务。而在邮件营销的内容服务中，并不止是一味地发送展会的广告信息，也可以发送一些诸如用户问卷调研、满意度调查，或者是展会交通路线等一些关怀类的信息。让提交过邮件地址的用户感受到邮件的阅读价值，以及会展企业的用心服务。

 

目前，大多数会展企业在用户信息获取上比较缺乏，且与用户进行沟通的方式上仍采用的是较为单一的方式，即首先在网站注册或其他渠道，让用户留下手机号码，之后通过手机号码给用户发送短信或电话直接沟通。除了发送展会相关流程活动信息以外，为了提升展会的档次、出席率及用户体验度，会展企业可以更深入挖掘邮件营销的作用，譬如为提高参会者的满意度，在邮件中，增加展会周边的酒店、交通、餐饮、旅游等信息，开展一条龙式的服务。这种做法不但使用户能够全面了解展会信息，也有利于用户合理安排行程，提高了用户会展的体验度。

 

用户信息的缺乏，以及把电话作为与用户沟通的唯一渠道，webpower中国区WPOA特约讲师Edward认为这种做法可能造成以下不利结果：1)用户往往会害怕受到骚扰而不愿意留下自己的完整信息。2)通过短信或者电话产生的沟通成本相对较高。3)利用电话进行业务介绍和沟通，一方面会影响双方的时间，降低工作效率，另一方面在表达过程中，也有可能产生歧义。4)缺乏丰富的用户信息，不利于对用户采取个性化的营销策略，不利于采取精准营销。而会展企业通过获取用户邮件地址信息开展邮件营销，恰恰可以弥补以上不足之处，首先，用户不会因为害怕骚扰而提供虚假信息；其次，相比较电话，邮件营销具有很大的成本优势，且传达内容准确度高；再次，邮件营销可以后续追踪用户行为，通过用户行为数据分析，开展精准营销。

 

在展会开始前，通过邮件发送调查问卷，搜集用户信息，并及时了解参展商和参会者的需求，进而制定合理的发送策略，给用户发送符合其需求的邮件内容。如会展企业可以为VIP展商向用户发放电子问卷，了解用户对其产品认知及需求，并帮助参展商提高曝光率。通过用户信息的获取，会展企业可以利用用户信息进行数据划分，通过用户静态数据及动态数据的分析，了解用户的偏好需求，以为用户发送符合期望的邮件，进行精准邮件营销。

 

在展会结束后，获取用户对展会的反馈意见，了解用户需求偏好信息。一方面，通过电子邮件向用户推送问卷调研、在线调查等方式，了解参展商及参会者对此次展会的满意度。在展会活动官方网站以及展会现场活动中提供用户提交邮件地址等用户信息的渠道，让用户可以方便地将自己的信息提交给企业，比如可以通过展会现场登记，名片提交，或者展会网站注册订阅等渠道。如可以通过电子邮件向参展商发送满意度问卷调研，了解参展商对活动的满意度。另一方面，通过邮件给用户发送有奖活动，通过相应的奖励，刺激用户进一步完善自己的资料，获取用户的需求及偏好信息。另外，邮件结合微博、微信、短信等渠道，开展各种活动，获取用户信息。